Chuyên viên mua bán hàng hóa quốc tế và triển khai đơn hàng quốc tế

BUỔI 1: GIỚI THIỆU CÁC KÊNH TÌM KIẾM

KHÁCH HÀNG/NHÀ CUNG CẤP MỚI

Các Website thương mại điện tử B2B:

• Giới thiệu các website phổ biến, cho từng thị trường, từng ngành hàng;
• Cách làm việc trên Alibaba.com: Đăng ký tài khoản/thành viên Vàng, cập nhật thông tin sản phẩm, giá cả, quy cách… Tìm hiểu các khoản chi phí và lợi ích khi tham gia Gold Membership.
• Ưu và nhược điểm.

Khai thác Dữ liệu Hải quan VN và các nước

• Nguồn cung dữ liệu hải quan. Chi phí “mua” dữ liệu hải quan.
• Lập các thống kê, báo cáo từ dữ liệu này.
• Nghiên cứu khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu thị trường, nguồn cung sản phẩm.
• Chiến lược tìm khách từ việc phân tích dữ liệu này.
• Ưu và nhược điểm

Khai thác dữ liệu vận tải của hãng tàu, công ty forwarder.

• Nguồn cung dữ liệu. Chi phí mua dữ liệu;
• Cách khai thác;
• Ưu nhược điểm.

Tham dự các hội chợ quốc tế

• Danh sách các hội chợ ngành hàng phổ biến. Các website nổi tiếng.
• Cách tiếp cận khách hàng
• Lên kế hoạch trước chuyến đi;
• Công việc trong chuyến đi và báo cáo sau chuyến đi.

Thông tin kinh doanh từ các hiệp hội ngành nghề và trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp

• Danh sách và thông tin liên lạc của các hiệp hội ngành nghề
• Cách thức làm việc với các hiệp hội để khai thác thông tin thị trường

Thông tin từ tham tán thương mại các nước

• Danh sách tham tán thương mại các nước
• Cách thức làm việc với các tham tán để khai thác thông tin thị trường

BUỔI 2: TÌM KIẾM VÀ KHAI THÁC KHÁCH HÀNG/NHÀ CUNG CẤP

BẰNG DỮ LIỆU

HẢI QUAN - HÃNG TÀU - DANH BẠ DOANH NGHIỆP

• Dữ liệu hải quan/Hãng tàu/Danh bạ doanh nghiệp là gì?
• Cách tìm những dữ liệu này?
• Ưu nhược điểm của cách khai thác dữ liệu này?
• Hiệu quả của những dữ liệu này trong công tác xây dựng chiến lược kinh doanh và tìm kiếm khách hàng/nhà cung cấp.
• Thực hành phân tích dữ liệu và tìm khách hàng/nhà cung cấp trên dữ liệu của một ngành hàng

BUỔI 3: MUA/BÁN HÀNG QUỐC TẾ QUA ĐIỆN THOẠI

(TELEPHONE SALES/MARKETING)

• Cách học hỏi về sản phẩm và sản xuất của công ty, chuẩn bị kiến thức nghiệp vụ trước khi gọi điện bán hàng;
• Xây dựng Nội dung một cuộc gọi bán hàng quốc tế;
• Chuẩn bị thông tin, tình huống và giải pháp xử lý tình huống trước cuộc gọi;
• Thực hành bằng tiếng Anh các kịch bản xảy ra trong cuộc gọi mua/bán hàng;
• Thực hành bằng tiếng Anh thuyết trình với khách hàng về Sản phẩm;
• Thực hành bằng tiếng Anh để thương thảo với đối tác về Giá cả hàng hóa;
• Thực hành bằng tiếng Anh để thương thảo về vấn đề Thanh toán, Vận tải, chứng từ hàng hóa;
• Thao tác kỹ thuật và kỹ năng chuyên biệt bán hàng qua điện thoại với khách;
• Tiếng Anh chuyên ngành sử dụng qua Telephone sales.

BUỔI 4: TÍNH GIÁ BÁN VÀ SOẠN THẢO BẢNG BÁO GIÁ

• Thực hành tính giá hàng bán theo từng điều kiện Incoterms 2010; theo từng loại hàng hóa, từng thị trường, từng yêu cầu khách hàng; cách quy đổi giá;
• Thực hành tính các loại giá và hình thức chốt giá: Giá cố định, giá linh hoạt, giá quy định sau, giá di động, giá thị trường giau ngay, giá thị trường giao sau. Một số tập quán quy định giá phổ biến trên thế giới;
• Các hình thức chiết khấu - giảm giá phổ biến;
• Thực hành tính toán giá và trình/duyệt báo giá ở nội bộ;
• Đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp về giá để đảm bảo target lợi nhuận;
• Một số trang Tin tức thị trường cần biết;
• Thực hành soạn một báo giá chuẩn mực bằng tiếng Anh.

BUỔI 5 : VIẾT THƯ CHÀO HÀNG - VIẾT THƯ HỎI HÀNG

(MARKETING AND SALES BY EMAILS)

• Thực hành viết thư chào hàng – OFFER: nội dung, cấu trúc, hình thức.
• Thực hành viết một số loại thư tín khác: Hỏi hàng ENQUIRY, Phúc Đáp Hỏi hàng Reply to Enquiry, Đặt hàng ORDER,
• Cách chuẩn bị các file đính kèm cần thiết khi viết mail này,
• Số lượng email, số lần email.
• Các mẫu email chuẩn mực để thu hút khách hàng/nhà cung cấp
• Cách sử dụng các mẫu frame email thu hút (MailChimp, GetResponse, ConvertKit…)

BUỔI 6: THEO ĐUỔI KHÁCH HÀNG

(RE-SALES/RE-MARKETING)

• Thực hành cuộc gọi lặp lại với khách hàng/nhà cung cấp
• Thực hành làm một Market Report để tạo nhắc nhớ với khách hàng
• Thực hành Chitchat với khách hàng/nhà cung cấp qua các kênh giao tiếp phi chính thức (Wechat, Viber, Whatsapp, Line…)
• Sử dụng các mạng xã hội để kết nối với khách hàng/nhà cung cấp (Facebook, LinkedIn…)
• Thực hành viết email lặp lại, khuyến giục khách mua;
• Giới thiệu các kênh bán hàng khác: HỘI CHỢ, THAM TÁN THƯƠNG MẠI…

BUỔI 7: MỘT CHUYẾN CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI

(KỸ NĂNG FACE-TO-FACE SALES)

• Thực hành lên kế hoạch một chuyên công tác bán hàng/mua hàng ở nước ngoài (lên nội dung làm việc, book khách sạn, vé máy bay, sắp xếp lịch trình…)
• Thực hành chuẩn bị nnội dung hẹn gặp, nội dung thuyết trình/sales, chuẩn bị các mẫu hàng cần chào, quà cáp phù hợp sở thích, văn hóa…
• Thực hành bằng tiếng Anh các kịch bản xảy ra trong cuộc gặp mua/bán hàng;
• Thực hành bằng tiếng Anh thuyết trình với khách hàng về Sản phẩm;
• Thực hành bằng tiếng Anh để thương thảo với đối tác về Giá cả hàng hóa;
• Thực hành bằng tiếng Anh để thương thảo về vấn đề Thanh toán, Vận tải, chứng từ hàng hóa;
• Trao đổi nội bộ cho các quyết định mua/bán hàng trước chuyến đi
• Văn hóa và tập quán trao đổi công việc của một số nước.
• Thực hành viết email cám ơn khách hàng/nhà cung cấp và tổng kết công việc.
• Thao tác kỹ thuật và kỹ năng chuyên biệt khi gặp đối tác.

BUỔI 8: BÁN HÀNG TRÊN CÁC TRANG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

• Các trang thương mại điện tử theo từng thị trường;
• Chi phí và quyền lợi khi tham gia bán hàng/mua hàng trên Alibaba;
• Ưu và nhược điểm của việc mua bán trên Alibaba;
• Thủ tục và những việc doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi tham gia Alibaba;
• Làm thế nào lấy được nhiều Đặt hàng trên Alibaba (Cách cải thiện score)

BUỔI 9: THỰC HÀNH MUA BÁN HÀNG TRÊN ALIBABA

• Thực hành post một sản phẩm trên Alibaba (cơ bản, nâng cao trên Smart editing);
• Thực hành quản lý một showcase sản phẩm trên Alibaba;
• Thực hành viết một lời chào hàng trên Alibaba;
• Thực hành chuẩn bị hình ảnh và video để đáp ứng yêu cầu của Alibaba;
• Thực hành phân tích và lựa chọn các RFQs tốt trên Alibaba;
• Thực hành chào giá sản phẩm trên Alibaba (cơ bản và nâng cao);
• Quản lý các đơn hàng và Chitchat với khách trên Alibaba

BUỔI 10: HOẠT ĐỘNG MUA BÁN CỦA TRADER VÀ BROKER

TRONG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

• Phân biệt hoạt động mua bán của Manufacturer (nhà sản xuất trực tiếp), Trader (Nhà Thương mại) và Broker (Môi giới);
• Các trader lớn tại Việt Nam trong các ngành hàng chủ lực;
• Nghĩa vụ pháp lý của mỗi bên trong giao kết hợp đồng;
• Điểm mạnh và điểm yếu của từng chủ thể trên;
• Cách thức Trader và Broker giữ được đối tác và đóng góp cho hoạt động kinh doanh quốc tế;
• Rủi ro và lợi điểm khi làm ăn với Trader và Broker;
• Soạn thảo hợp đồng mua bán Ba bên với Trader;
• Soạn thảo hợp đồng Môi giới với Broker;
• Cách thức thay đổi chứng từ mua bán và nghiệp vụ với tư cách một Trader.

DÀNH CHO CẢ NHÂN VIÊN THEO DÕI ĐƠN HÀNG XUẤT KHẨU

VÀ ĐƠN HÀNG NHẬP KHẨU

BUỔI 11: SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG

SOẠN THẢO P/O - P/I

INVOICE - PACKING LIST

Phần công việc của người xuất khẩu:

• Thực hành kiểm tra một Purchasing Order/Proforma Invoice;
• Thực hành kiểm tra/soạn thảo hợp đồng ngoại thương sau khi chốt đơn hàng;
• Thực hành kiểm tra và tu chỉnh một hợp đồng ngoại thương do người mua soạn;
• Thực hành soạn thảo Invoice - Packing List chuẩn mực quốc tế.

Phần công việc của người nhập khẩu:

• Thực hành soạn một Purchasing Order/Proforma Invoice;
• Thực hành kiểm tra/soạn thảo hợp đồng ngoại thương sau khi chốt đơn hàng;
• Thực hành kiểm tra và tu chỉnh một hợp đồng ngoại thương do người bán soạn;
• Thực hành kiểm tra Invoice - Packing List.

BUỔI 2: THEO DÕI VÀ TRIỂN KHAI CÁC CÔNG VIỆC

LIÊN QUAN ĐẾN VẬN TẢI HÀNG HÓA

Phần công việc của người xuất khẩu:

* Check lịch tàu

• Thực hành check lịch tàu/lịch bay trong vận chuyển quốc tế

* Hỏi giá cước và deal giá cước với Forwader/Shipping Lines

• Thực hành email và cuộc gọi hỏi cước

* Theo dõi Booking Note

• Thực hành đọc hiểu, kiểm tra và phát hiện sai sót của một Booking Note;
• Thực hành lấy Booking trực tiếp trên Website của Hãng tàu.

* Theo dõi và chuẩn bị các Cut-off S/I - VGM - Doc - C/Y

• Thực hành viết email hối thúc khách hàng gửi Shipment Advice;
• Thực hành soạn thảo và submit S/I lên website của hãng tàu;
• Thực hành soạn thảo và submit VGM lên website của hãng tàu;
• Thực hành kiểm tra nội dung B/L nháp và lấy B/L trên website của hãng tàu;
• Thực hành theo dõi và xin gia hạn cut-off C/Y và các cut-off khác;
• Thực hành xin free time DEM - DET với FWD hoặc hãng tàu;

* Công việc lấy Bill of lading

• Thực hành làm một Ủy Quyền thanh toán cước/Lấy BL gốc/Telex Released;
• Theo dõi công nợ cước với forwarder/hãng tàu.

* Tracking lô hàng

• Thực hành tracking dò tìm hành trình một lô hàng trong vận chuyển quốc tế

Phần công việc của người nhập khẩu:

* Check lịch tàu

* Hỏi giá cước và deal giá cước với Forwader/Shipping Lines

* Theo dõi Booking Note

* Phối hợp để giúp người xuất khẩu chuẩn bị các Cut-off S/I - VGM - Doc - C/Y

* Tracking lô hàng

* Công việc lấy D/O - giải phóng hàng

• Thực hành đọc hiểu một Thông báo hàng đến - Notice of Arrival
• Thực hành làm một Ủy Quyền thanh toán cước; Lấy D/O;
• Theo dõi công nợ cước với forwarder/hãng tàu.
• Xử lý các vấn đề DEM - DET với forwader/hãng tàu.

BUỔI 3: THEO DÕI HÀNG MẪU - THEO DÕI SẢN XUẤT

THEO DÕI KIỂM HÀNG - THEO DÕI XE CONT VỀ

MUA BẢO HIỂM CHO LÔ HÀNG

Phần công việc của người xuất khẩu:

Các vấn đề về mẫu hàng

• Thực hành viết một email trao đổi với khách hàng về mẫu mã;
• Hối thúc duyệt mẫu;
• Thực hành khai AWB qua phần mềm của Fedex, DHL… để gửi mẫu;
• Thực hành viết một email làm việc/xác nhận làm mẫu với nhà máy;
• Thực hành lập một file theo dõi mẫu;

Làm việc với nhà máy để triển khai làm hàng và đóng hàng

• Thực hành soạn một Lệnh Sản Xuất/Lệnh Xuất Kho
• Thực hành soạn Yêu cầu mua nguyên phụ liệu, bao bì. Phối hợp với các bên liên quan theo dõi bao bì, nguyên liệu về. Gửi và theo dõi duyệt bao bì với khách hàng.

Làm việc công ty kiểm định, trucking

• Thực hành viết email lên lịch kiểm hàng, book lịch kiểm hàng với bên kiểm định và nhà máy;
• Thực hành viết email lên lịch hun trùng, book lịch hun trùng với công ty hun trùng và nhà máy. (nếu là hàng thực vật khô)
• Thực hành viết email liên hệ đặt xe đầu kéo/xe tải từ hãng trucking;

Mua bảo hiểm cho lô hàng (nếu có):

• Thực hành viết một email mua bảo hiểm cho lô hàng;
• Thực hành điền một Phiếu yêu cầu bảo hiểm;
• Thực hành kiểm tra một chứng thư bảo hiểm;
• Thực hành chuẩn bị một bộ hồ sơ đòi bảo hiểm bồi thường;

Phần công việc của người nhập khẩu:

Các vấn đề về mẫu hàng:

• Thực hành viết một email trao đổi với nhà cung cấp về mẫu mã;
• Hối thúc nhà cung cấp gửi mẫu;
• Thực hành tracking AWB qua phần mềm của Fedex, DHL… để theo dõi mẫu;
• Thực hành lập một file theo dõi mẫu;

Yêu cầu người bán cập nhật tiến độ sản xuất hàng hóa và đóng hàng/xuất hàng

Kiểm soát chặt chẽ công việc kiểm định hàng hóa của bên thứ ba

Mua bảo hiểm cho lô hàng (nếu có):

BUỔI 4: THEO DÕI CÔNG NỢ - THANH TOÁN QUỐC TẾ

LẬP FILE THEO DÕI TOÀN BỘ CÔNG VIỆC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

Củng cố kiến thức:

• Quy trình thanh toán theo từng phương thức: T/T; Documentary Credit (L/C); Collection (D/A-D/P); CAD…
• Quy trình chiết khấu bộ chứng từ trong thanh toán Nhờ thu và Tín dụng chứng từ;
• Thực hành soạn một file theo dõi toàn bộ công việc quản lý đơn hàng.

Phần công việc của người xuất khẩu:

• Thực hành viết một email đòi tiền/hối thúc thanh toán;
• Thực hành đọc hiểu và kiểm tra nội dung một L/C;
• Thực hành soạn thỏa một Hối phiếu;
• Thực hành kiểm đếm và chuẩn bị đầy đủ một bộ chứng từ hàng hóa;
• Thực hành soạn một file theo dõi công nợ, thanh toán;

Phần công việc của người nhập khẩu:

• Thực hành viết một email giải thích chậm thanh toán;
• Thực hàng viết một email hối thúc nhà cung cấp gửi chứng từ gốc;
• Thực hành điền form Yêu cầu Mở L/C;
• Thực hành kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa (bản nháp và bản gốc;
• Thực hành soạn một file theo dõi công nợ, thanh toán;

BUỔI 5: KỸ THUẬT XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ TRONG MUA BÁN BA BÊN

(DÀNH CHO TRADER VÀ BROKER)

VÀ TRONG THANH TOÁN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ

• Kỹ thuật giấu giá và thông tin trên Commercial Invoice;
• Kỹ thuật giấu thông tin Packing List;
• Kỹ thuật chỉnh sửa Switch B/L;
• Kỹ thuật chỉnh sửa Chứng thư bảo hiểm và các chứng thư khác;
• Kỹ thuật điều chỉnh C/O;
• Kỹ thuật sử dụng L/C chuyển nhượng và L/C giáp lưng trong mua bán ba bên;
• Kỹ thuật chuẩn bị bộ chứng từ trong thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) để tránh phí bất hợp lệ.